Politique de confidentialité

Conforme à la Loi 25 : Loi modernisant des dispositions législatives

en matière de protection des renseignements personnels (Québec)

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Date d'entrée en vigueur : [20 avril 2026]

Dernière mise à jour : [19 avril 2026]

INTRODUCTION

VIVALANG accorde une importance primordiale à la protection des renseignements personnels des personnes avec qui elle interagit, incluant ses élèves, ses clients, ses entreprises clientes et ses enseignants.

La présente politique de confidentialité a été rédigée conformément à la Loi 25, intitulée  Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

Elle s'applique à tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos activités, par quelque moyen que ce soit.



Dans la présente politique, le masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

DÉFINITIONS

Aux fins de la présente politique :

« Élève » désigne toute personne participant à une formation offerte par VIVALANG, qu’elle soit inscrite individuellement ou par une entreprise cliente.

« Client » désigne toute personne ou organisation qui retient les services de VIVALANG, incluant les clients individuels et les entreprises clientes.

« Entreprise cliente » désigne toute organisation qui retient les services de VIVALANG pour ses employés, dirigeants ou collaborateurs.

« Employé » désigne toute personne à l’emploi de VIVALANG.

« Enseignant » désigne toute personne offrant des services de formation pour le compte de VIVALANG, à titre de travailleur autonome.

1. COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons des renseignements personnels de plusieurs façons selon le contexte de notre relation avec vous.



1.1 Par téléphone, courriel ou formulaire web

Toute personne, qu’il s’agisse d’un client individuel ou d’une entreprise cliente, peut nous contacter directement par téléphone, par courriel ou via le formulaire de notre site web. Les renseignements fournis lors de ce contact sont consignés dans notre système de gestion de la relation client (Monday.com).

1.2 Dans le cadre de contrats B2B avec des entreprises clientes

Lorsqu'une entreprise cliente signe un contrat de formation avec nous, elle nous transmet la liste des élèves qui participeront aux cours. Cette transmission peut se faire par courriel, par fichier Excel ou via un formulaire sécurisé. Les renseignements ainsi reçus proviennent de l'entreprise cliente et concernent ses élèves.

Dans ce contexte, VIVALANG agit à titre de dépositaire des renseignements personnels transmis par l'entreprise cliente. Nous encourageons les entreprises clientes à informer les personnes concernées de cette transmission conformément à la Loi 25.

1.3 Lors du recrutement des enseignants

Les candidats au poste d'enseignant soumettent leur candidature via un formulaire en ligne ou par courriel, notamment par l’entremise de plateformes de recrutement. Les renseignements fournis dans ce cadre sont utilisés uniquement aux fins du recrutement.

1.4 Via notre site web, témoins de connexion (cookies) et outils d'analyse

Notre site web utilise des témoins de connexion (cookies) et des outils d'analyse, notamment Google Analytics, afin de mieux comprendre l'utilisation de notre site. Un message de consentement est affiché lors de votre visite.

Google Analytics peut collecter certaines informations, telles que l’adresse IP (anonymisée), les pages visitées, la durée de la visite, le type d’appareil et le navigateur utilisé.

2. LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI

2.1 Renseignements relatifs aux élèves, clients et entreprises clientes

Dans le cadre de nos services de formation linguistique, nous recueillons les renseignements suivants :

• Nom et prénom
• Adresse courriel 
• Numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise et coordonnées du contact responsable
• Historique des contrats et des formations
• 
  

Ces renseignements sont utilisés aux fins suivantes :

• Organiser et gérer les formations
• Communiquer avec les élèves, les clients et les entreprises clientes
• Assurer le suivi pédagogique
• Émettre les factures et gérer les paiements via QuickBooks
• Satisfaire aux obligations légales et fiscales

2.2 Renseignements relatifs aux enseignants

Dans le cadre du recrutement et de la gestion des enseignants, nous recueillons :

• Nom et prénom
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Curriculum vitae, diplômes et références
• Coordonnées bancaires pour le dépôt direct
• NAS

Ces renseignements sont utilisés aux fins suivantes :

• Évaluer les candidatures et procéder à l'embauche
• Gérer les contrats de travail autonome
• Traiter les paiements par dépôt direct
• Envoyer l'infolettre destinée aux enseignants 
• Satisfaire aux obligations fiscales

2.3 Communications marketing

Avec le consentement des enseignants, nous leur envoyons une infolettre via notre plateforme de diffusion. Ils peuvent se désabonner à tout moment directement depuis l'infolettre.

3. QUI A ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 Personnel interne

L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, conformément au principe du besoin de savoir.

Au sein de VIVALANG, seuls les membres du personnel autorisés ont accès aux renseignements personnels, en fonction de leurs responsabilités.

Les enseignants ont accès uniquement aux coordonnées de leurs propres élèves, soit le téléphone et le courriel fournis par l’entreprise cliente ou par VIVALANG. Des informations supplémentaires peuvent être partagées directement entre l’élève et l’enseignant, sans que VIVALANG en assure la gestion. Les enseignants sont tenus de respecter les obligations de confidentialité prévues à leur contrat.

3.2 Tiers prestataires de services

Dans le cadre de nos activités, nous partageons certains renseignements avec les tiers suivants:

• Monday.com: gestion des contacts et suivi des communications (données hébergées aux États-Unis; voir section 4)
• Centrix.one: gestion de la relation client (données hébergées au Canada)
• Tally (tally.so): collecte de formulaires en ligne (données hébergées dans l'Union européenne)
• QuickBooks (Intuit Canada): gestion de la facturation (données hébergées au Canada)
• Google Analytics: analyse de l'utilisation du site web (données traitées aux États-Unis, voir section 4)
• Comptable externe: traitement des paiements et obligations fiscales

Certains de ces fournisseurs peuvent traiter ou héberger des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Ces tiers sont tenus de protéger les renseignements personnels qui leur sont confiés et ne peuvent les utiliser qu'aux fins pour lesquelles ils ont été partagés. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels 

3.3 Exceptions légales

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels sans consentement dans les cas prévus par la loi, notamment sur ordonnance d'un tribunal ou à la demande d'un organisme d'application de la loi.

4. NOS MESURES DE PROTECTION

4.1 Mesures techniques

Nous protégeons vos renseignements personnels par les mesures suivantes :

• Utilisation de Google Workspace pour la gestion sécurisée des accès et des mots de passe
• Accès aux systèmes limité aux personnes autorisées selon leur rôle
• Chiffrement des données en transit et au repos via les plateformes utilisées
• Authentification sécurisée des comptes et gestion des accès

4.2 Mesures administratives

Nos enseignants signent un engagement de confidentialité concernant les données des élèves dans le cadre de leur contrat. L'accès aux renseignements personnels est accordé selon le rôle de chaque personne au sein de l'organisation.

4.3 Transfert de données à l'extérieur du Québec

Certains de nos outils technologiques hébergent des données à l'extérieur du Québec :

• Tally (tally.so) : données hébergées dans l'Union européenne, soumises au Règlement général sur la protection des données (RGPD) 
• Monday.com : données hébergées aux États-Unis sur les serveurs d'Amazon Web Services (AWS) 
• Google Analytics : données traitées aux États-Unis
• Centrix.one : données hébergées au Canada
• QuickBooks (Intuit Canada) : données hébergées au Canada
• Google Workspace : données pouvant être hébergées à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée pour tout transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Les risques associés à ces transferts sont jugés faibles et acceptables compte tenu de la nature des données et des mesures de protection en place.

Pour tout transfert hors Québec, nous nous assurons que des mesures de protection adéquates sont en place afin de garantir un niveau de protection équivalent à celui exigé par la Loi 25.

4.4 Conservation et destruction des données

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour satisfaire aux obligations légales, notamment fiscales.

Les renseignements liés à la facturation et aux obligations fiscales peuvent être conservés pour une période minimale de six (6) à sept (7) ans.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ils sont supprimés, anonymisés ou détruits de manière sécurisée, sous réserve des obligations légales applicables. Certains renseignements peuvent toutefois être conservés plus longtemps lorsque nécessaire à des fins administratives, de suivi des relations d’affaires ou pour se conformer aux obligations légales.

4.5 Gestion des incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à :

• Aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les meilleurs délais
• Informer les personnes concernées
• Consigner l'incident dans notre registre des incidents de confidentialité
• Prendre des mesures pour réduire les risques et éviter la répétition
  

5. VOS DROITS

Conformément à la Loi 25 et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, vous disposez des droits suivants :

5.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

5.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque vous concernant.

5.3 Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales qui nous imposent de conserver certaines données.

5.4 Droit à la portabilité

Vous pouvez demander à recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

5.5 Droit à la désindexation

Vous pouvez demander la cessation de la diffusion de vos renseignements personnels lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies.

5.6 Droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca

5.7 Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits ou pour toute question relative à cette politique, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels :

• Mikael Bouchereau
• Président- Directeur Général
• 2000 McGill College Ave, Montreal, Quebec H3A 3H3
  

6. MISE À JOUR DE CETTE POLITIQUE

Nous révisons cette politique régulièrement afin de nous assurer qu'elle reflète nos pratiques actuelles et les exigences légales en vigueur. Toute modification sera publiée sur notre site web.

La date de la dernière mise à jour figure sur la page couverture de ce document.